Saiba o que é uma régua de cobrança e como implementar um controle de recebimentos eficaz para sua empresa
O que é uma régua de cobrança?
A régua de cobrança é uma estratégia essencial para empresas que desejam organizar e melhorar seus processos de cobrança. Mais do que apenas uma ferramenta, é uma metodologia que guia os colaboradores em cada etapa do contato com os clientes para realizar as cobranças de maneira eficaz.
Na prática, a régua de cobrança funciona como um passo a passo, adaptado às particularidades de cada negócio. Isso significa que as etapas podem variar conforme a realidade de cada empresa, mas geralmente incluem:
- envio de lembretes por mensagem antes da data de vencimento;
- ligações telefônicas;
- envio de notificações por e-mail;
- envio de notificações por mensagem;
- envio de carta de cobrança.
A régua pode ser vista tanto como uma metodologia quanto uma ferramenta, pois há softwares específicos que ajudam a automatizar e gerenciar essas etapas. Contudo, para pequenas empresas que preferem não investir em tecnologia, a régua de cobrança pode ser aplicada de forma manual, com os colaboradores executando cada etapa de forma organizada.
Como funciona a régua de cobrança?
Com o avanço da tecnologia, ficou muito mais simples e eficiente para as empresas implementarem suas réguas de cobrança através de ferramentas automatizadas. Essas ferramentas permitem o envio automático de mensagens, lembretes de prazos e orientações personalizadas, tudo ajustado conforme o perfil de cada cliente e as necessidades do negócio.
Além disso, a personalização é um grande diferencial desses sistemas. Eles permitem que as etapas de cobrança sejam adaptadas para cada cliente, considerando seu comportamento e histórico. Essa abordagem não só otimiza o processo de cobrança, mas também aumenta as chances de recuperar os valores devidos.
Independentemente de optar por um processo automatizado ou manual, a régua de cobrança tem como objetivo estruturar e planejar o envio de notificações, lembrando os clientes de faturas pendentes, sejam elas próximas do vencimento ou já vencidas.
As formas de contato mais comuns incluem telefone, e-mail, WhatsApp e SMS. Em alguns casos, o envio de carta de cobrança ainda é utilizado. Para empresas que optam por um processo manual, é fundamental ter um controle rigoroso dos prazos e um planejamento cuidadoso para o envio de e-mails, mensagens e cartas, garantindo que nenhum cliente fique sem ser notificado.
Como fazer um controle de cobrança eficaz?
Para implementar um controle de cobrança eficiente, o primeiro passo é conhecer bem as particularidades do seu negócio. A partir disso, é recomendável definir uma política de crédito sólida, que servirá como base para as estratégias de comunicação e abordagem dos clientes inadimplentes.
A régua de cobrança é, essencialmente, um fluxo estruturado de comunicação entre a empresa e o cliente durante o processo de cobrança, com o objetivo final de garantir a quitação dos débitos. É uma ferramenta valiosa para organizar e estruturar os processos, tornando o controle de cobranças mais eficaz.
Planejando o controle de cobrança
O controle de cobrança da sua empresa deve ser planejado de forma que mantenha um bom relacionamento com os clientes. Para isso, divida suas estratégias em duas etapas principais: pré-cobrança e cobrança.
Etapa de pré-cobrança
A pré-cobrança é a fase que antecede a inadimplência. Nesse estágio, a empresa não precisa esperar o vencimento da fatura para lembrar o cliente do pagamento. Enviar lembretes de pagamento antes do vencimento pode ser uma maneira eficaz de reduzir atrasos, especialmente aqueles causados por esquecimento ou falta de organização.
Uma estratégia simples é enviar uma mensagem ou e-mail agradecendo ao cliente pela compra e lembrando da data de vencimento. Isso não apenas diminui o risco de atrasos, como também ajuda a fortalecer o relacionamento com o cliente.
Etapa de cobrança
A etapa de cobrança começa quando a fatura já venceu e o cliente não efetuou o pagamento. Nesse ponto, é essencial adotar uma abordagem inteligente e estratégica.
Primeiro, certifique-se de que o pagamento realmente não foi realizado. Caso não tenha sido, estabeleça uma régua de cobrança com contatos regulares, mas que não sejam invasivos ou agressivos.
Comece com uma mensagem informando que o pagamento não foi identificado e inclua um boleto atualizado ou formas de contato para facilitar a regularização. Em seguida, avise sobre possíveis encargos e mantenha-se à disposição para negociações. Oferecer atendimento personalizado para a negociação também pode ser uma etapa eficaz.
Implementar um bom controle de cobrança vai além de simplesmente cobrar clientes. É sobre estruturar um processo que seja eficiente, mantendo a comunicação aberta e o relacionamento saudável, enquanto trabalha para recuperar valores de forma organizada e profissional.
Como a régua de cobrança auxilia na recuperação de crédito?
Uma régua de cobrança bem estruturada e gradual é essencial para aumentar a eficácia do processo de recuperação de crédito. Ao organizar e planejar cuidadosamente as etapas de cobrança, a empresa consegue programar contatos estratégicos com os devedores, ajustados de acordo com o tempo desde o vencimento da dívida.
Essa abordagem personalizada permite que a empresa comece com uma comunicação mais suave e, conforme necessário, avance para uma abordagem mais firme. Isso ajuda a preservar o relacionamento com o cliente nas fases iniciais e a sinalizar a seriedade da situação conforme o tempo passa.
Como estruturar uma régua de cobrança?
A régua de cobrança deve ser adaptada às necessidades e particularidades de cada empresa, garantindo que os processos sejam eficientes e respeitosos. A seguir, veja um modelo de como estruturar essa régua, dividida em etapas que abordam desde a fase de pré-cobrança até a adoção de medidas legais.
1. Primeira etapa na fase de pré-cobrança: envio da fatura
Comece enviando a fatura ao cliente antes do vencimento. Esse envio pode ser feito por WhatsApp, SMS ou e-mail, e deve incluir uma mensagem amigável e curta, lembrando a data de vencimento e as opções de pagamento disponíveis. Coloque-se sempre à disposição para esclarecer qualquer dúvida que o cliente possa ter.
2. Segunda etapa na fase de cobrança: lembrete amigável
Três dias após o vencimento da fatura, envie um lembrete curto ao cliente via e-mail, SMS ou WhatsApp. Destaque a importância de realizar o pagamento e reforce sua disponibilidade para ajudar com qualquer questão ou fornecer informações adicionais.
3. Terceira etapa na fase de cobrança: ligação de acompanhamento
Sete dias após o vencimento, entre em contato com o cliente por mensagem ou ligação telefônica. Seja cortês, explique o motivo do contato e procure entender as razões do atraso. Aproveite para oferecer alternativas de pagamento que possam facilitar a quitação da dívida.
4. Quarta etapa: notificação formal
Se o pagamento não for realizado até 14 dias após o vencimento, envie uma notificação formal eletrônica. Nela, informe o cliente sobre a inadimplência e explique as possíveis consequências do não pagamento, como a aplicação de encargos. Mencione a possibilidade de inclusão em órgãos de restrição de crédito e a eventual adoção de medidas legais, mas sempre mantendo um tom amigável. Ofereça novamente a oportunidade de negociar.
5. Quinta etapa: nova ligação de acompanhamento
Após 21 dias do vencimento, realize uma segunda ligação telefônica. Nessa etapa, é importante reforçar a notificação enviada anteriormente, lembrar as consequências da falta de pagamento e incentivar o cliente a resolver a situação. Continue se mostrando disponível para discutir um acordo.
6. Sexta etapa: oferecimento de um acordo de pagamento
Se 30 dias se passarem sem que o pagamento tenha sido efetuado, considere oferecer um acordo de pagamento. Trabalhe junto ao cliente para criar um plano realista que leve em conta suas possibilidades financeiras e as circunstâncias envolvidas.
7. Sétima etapa: início de medidas legais
Caso o cliente não tenha fechado um acordo ou realizado o pagamento em até 60 dias após o vencimento, é hora de iniciar os procedimentos legais, encaminhando a questão para o departamento jurídico.
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